TPE: le guide de la bonne gestion de votre informatique

L’informatique de votre entreprise ce n’est pas seulement votre parc « matériel » et votre connexion à internet. En effet la gestion de votre informatique correspond à l’ensemble des ressources, systèmes, logiciels et intervenants. Et bien souvent vous aurez recours à un ou des prestataires externes.

Dans de grands structures tout cela est organisé au sein d’un service dédié. Par contre dans une TPE l’ensemble est géré par le dirigeant lui-même ou par un salarié qui a en parallèle bien d’autres tâches à faire. Alors bien souvent, par manque de temps, l’organisation de votre « service informatique » n’est pas optimum. Un risque important à ne pas prendre à la légère ! C’est pourquoi nous vous proposons quelques conseils pour améliorer la gestion de votre informatique.

Les risques d’une mauvaise organisation

Prendre la gestion de son informatique à la légère c’est s’exposer à des risques. On citera, entre autres, les risques de pertes de données. Un virus, un piratage, un manque de sauvegardes et c’est toute votre entreprise qui peut s’effondrer. On se souvient plus récemment d’un incendie dans un data center bien connu. Un bon exemple pour démontrer l’importance d’un plan de sauvegarde. Et surtout pour se rendre compte du nombre d’entreprises qui n’avaient pas prévu de plan de reprise d’activité.

Un autre risque est celui de la perte de temps et d’argent. Pour éviter cela il faut voir votre informatique comme un investissement et pas comme un coût. Dernièrement un client me disait qu’un développement spécifique sur certaines tâches administratives lui avait coûté moins cher que le temps que son assistante passait sur ces tâches. Autre exemple avec le manque de formation qui a pour effet des appels récurrents à l’assistance ou une mauvaise utilisation des logiciels. Sur l’année cela peut vite représenter plus d’heures que le temps à suivre une formation de qualité.

Une bonne gestion commence par un bon listing

Il est indispensable de dresser un état des lieux de votre informatique. C’est tout bête mais vous vous rendrez vite compte que vous avez beaucoup plus de choses liées à l’informatique que vous ne le pensez.

Voici un petit listing non exhaustif qui peut vous aider à ne rien oublier :

Le matériel (PC, serveur, imprimantes, disques dur externes, smartphones, etc…)
Site web et/ou e-commerce
Hébergement de solution
CRM et/ou ERP
Cloud (drive, dropbox, etc…)
Applications sur les smartphones
Suite bureautique
Fichiers sur les disques durs des PC

Il est pertinent d’inscrire en face un ordre d’importance selon vos priorités. Par exemple si le plus important pour vous est la sécurité de vos données, vous pouvez classer votre listing de 1 pour « indispensable » à 5 pour « perte possible »
Pensez également au « qui, quoi, quand, comment ». C’est toujours aussi simple qu’efficace! Avec cette technique vous être certain de ne pas oublier d’indiquer vos prestataires extérieurs, la maintenance, l’assistance, les sauvegardes, etc…

Et voilà! Vous venez de réaliser en peu de temps un point complet sur toute votre informatique. Bien entendu vous tiendrez celui-ci à jour régulièrement.

Définir un budget

Oui, même dans une TPE il est nécessaire de prévoir un budget! Cela permet d’y voir plus clair, de ne pas « gérer à l’aveugle » et de définir quelles priorités vous allez mettre en œuvre.

Vous allez voir que le listing que vous avez réalisé ci-dessus va vous être très utile puisqu’il n’y a plus qu’à indiquer le coût annuel pour chaque élément. Vous avez ainsi votre budget annuel minimum que nous appellerons la partie « fixe ». Viennent ensuite vos projets que vous classerez selon vos priorités.

Vous déterminerez ensuite votre budget en définissant un % de votre CA auquel vous retirez la partie fixe pour calculer l’investissement possible dans les projets. Il ne vous reste plus qu’à faire vos choix selon vos priorités.

Planifier du temps pour votre informatique

Quand bien même vous allez externaliser tout ou partie de votre informatique vous devrez y consacrer un peu de temps. Est-ce que vous gérez votre relation clientèle à temps perdu? Non? Pour votre informatique c’est pareil! N’oubliez pas l’importance stratégique qu’elle représente aujourd’hui. La meilleure façon de travailler est certainement de « bloquer » régulièrement du temps dans votre agenda. Et évidemment pas à des horaires où vous ne pouvez joindre personne en cas de besoin ou de questions.

Pensez aussi à investir du temps pour la formation que ce soit pour vous ou vos salariés. Votre OPCO financera tout ou partie de vos formations et le retour sur investissement est toujours intéressant. Prévoyez par exemple pour vous une formation au plan de sauvegarde des données, et pour vos salariés une formation à votre ERP et à votre suite bureautique.

Une bonne gestion de votre informatique sort du cadre de votre entreprise

Vous avez tout organisé, tout budgété et planifié? Vous avez certainement recours à un ou des prestataires informatique à qui vous confiez des missions (assistance, maintenance, développement, etc…). Alors il ne vous reste plus qu’un point à travailler : la communication avec vos prestataires.

Sur des projets important vous mettrez en place des points réguliers. Si entre temps vous recevez des questions ne tardez pas trop à apporter des réponses. Car sans elles le projet restera bien souvent bloqué.

Et pour des besoins du quotidien (assistance par exemple) pensez à détailler vos demandes. Je vais vous dévoiler un secret: les informaticiens ne sont pas clairvoyants! Donc les ‘ça ne marche pas » ne leur permettront pas d’apporter une réponse. Au-delà de la blague cela fait perdre du temps à tout le monde et surtout à vous, avec le risque que vos demandes ne soient pas traitées en priorité.