Vos factures ont une importance primordiale pour votre entreprise ! Et pas seulement pour vous faire payer. En effet il s’agit, tout comme pour vos devis, d’un document commercial. Dans Dolibarr la création d’une facture est simple et offre beaucoup de possibilités. Vous n’utilisez certaines que de façon exceptionnelle et vous ne vous souvenez peut-être plus de la marche à suivre. Alors pas de panique, vous trouverez ci-dessous différents cas de factures et comment bien faire les choses en toute simplicité.
Nous allons donc voir comment créer une facture standard, un acompte, un avoir, une facture de remplacement. Et également comment faire une remise globale et un escompte.
Une facture qui donne une bonne image de votre entreprise
Commençons par le commencement et donc par la configuration de votre modèle de facture. Un des avantages de Dolibarr est de proposer par défaut une présentation claire et lisible ce qui est idéal pour donner une
image sérieuse à votre société. Le modèle par défaut peut bien sûr être personnalisé mais attention à ne pas aller trop loin et de garder à l’esprit qu’une facture doit être avant tout facile à comprendre pour votre client.
Qui dit facture dit obligations à respecter. En effet il y a des mentions obligatoires à faire apparaître sur vos factures. Plutôt que de tout détailler ici nous vous invitons à lire cet article qui vous donnera toutes les informations nécessaires.
La facture standard dans Dolibarr
On va commencer par le cas le plus simple, c’est-à-dire créer une facture dite standard. Que vous créez directement une facture ou que vous transformez un devis ou une commande en facture, vous arrivez sur cet écran:
Le mode facture standard est défini par défaut. Vous pouvez ensuite choisir la date de facturation, les conditions de règlement, le mode de règlement. Si vous souhaitez ajouter une note publique, celle-ci sera affichée sur la facture (en dessous de l’émetteur et du destinataire). Bon à savoir: seul la date de facturation est obligatoire sur cet écran. Les autres éléments pouvant être modifié par la suite. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « créer brouillon »
Vous arrivez alors sur le « corps de votre facture ».
En haut à gauche (partie 1) on retrouve les éléments saisies sur la fenêtre précédente. En partie 2 le total facture, le détail des règlements et le détail des marges. Puis en partie 3 les lignes de la factures (déjà saisies si on vient d’une proposition commerciale ou d’une commande). Une fois vos modifications effectuées, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « valider » et à éditer et envoyer votre facture.
Comment faire un acompte dans Dolibarr
Établir une facture d’acompte à votre client est une obligation. En effet tout règlement doit être accompagné d’une facture le justifiant. Dans Dolibarr il existe plusieurs façons de réaliser un acompte. NB: l’acompte portera un numéro commençant par « AC ».
Tout d’abord en partant d’un devis ou d’une commande: vous cliquez sur « créer facture ».
Vous sélectionnez facture d’acompte et choisissez si l’acompte est un montant fixe (par exemple 100 euros) ou un montant variable (par exemple 30%). Les autres champs sont à remplir comme pour une facture standard. Il ne vous reste plus qu’à valider.
Une ligne est alors ajoutée qui indique qu’il s’agit d’un acompte (ici 30%) sur tel n° de devis ou de commande.
Comment déduire l’acompte dans Dolibarr
Lorsque votre client a réglé l’acompte vous allez sur « saisir règlement » puis vous remplissez les champs nécessaires. Une fois le règlement enregistré votre client aura une remise fixe disponible correspondant à l’acompte payé. Ainsi lors d’une prochaine facturation vous pourrez sélectionner l’acompte pour qu’il soit déduit.
Après avoir cliqué sur « ajouter » une ligne apparaît indiquant l’acompte. Son montant est déduit du total de la facture.
Attention pour qu’un acompte puisse être déduit il y a 2 conditions:
1/ la facture doit être validée. En effet il n’est pas possible de déduire un acompte d’une facture en statut brouillon. Une fois la facture validée l’acompte apparaîtra dans la zone de remise (voir ci-dessus)
2/ L’acompte doit être payé et donc transformé en remise disponible
La facture de remplacement
Dans le cas où vous devriez remplacer une facture (suite à une erreur de saisie par exemple et que vous avez déjà envoyé la facture au client) vous pouvez sélectionner cette option. Attention cela n’est possible que depuis l’onglet client de la fiche d’un tiers et que si aucun règlement n’a été enregistré. Si ce n’est pas le cas il faudra établir un avoir.
Créer un avoir
Pour cela il faut vous rendre sur l’onglet client de la fiche d’un tiers. Puis vous cliquez sur « créer une facture ou un avoir ». Vous sélectionnez créer un avoir puis vous choisissez la facture en relation avec cet avoir. Vous pouvez également ouvrir une facture de votre client et cliquer « créer un avoir », la facture en relations sera alors automatiquement sélectionnée.
Là deux choix s’offrent à vous:
- Créer l’avoir avec les même lignes que la factures dont il est issu : utile si vous souhaitez effectuer l’avoir sur une ou plusieurs des lignes.
- Ou créer l’avoir avec le montant restant à payer de la facture dont il est issu : utile pour annuler le reste à payer.
Après les modifications nécessaires sur les lignes vous pouvez valider pour créer votre avoir qui portera un numéro commençant par « AV ».
Comment déduire un avoir dans Dolibarr
Après création de votre avoir vous pouvez soit saisir son remboursement (dans le cas où vous faites un chèque de remboursement au client par exemple) ou soit le « marquer comme crédit disponible ». Il sera ensuite utilisé comme une remise client sur la facture de votre choix. Il apparaîtra dans la partie règlement de la facture et en bas du pdf dans règlements déjà effectués.
Comment faire une remise en pied de facture?
Il nous arrive tous de consentir à un client une remise globale. Pour faire cela nous allons utiliser la même méthode que pour les avoirs et les acomptes. La seule différence se situe dans la création manuelle de la remise. Pour cela vous allez sur la fiche client d’un tiers puis vous cliquez sur le crayon à côté de remise fixe.
La fenêtre suivante vous permet de saisir une note, elle sera indiquée sur une ligne de facture avec votre remise (idem qu’une déduction d’acompte par exemple). Attention cela ne fonctionne qu’avec la remise fixe, la remise relative étant un pourcentage de remise toujours accordé au client.
Comment faire un escompte dans Dolibarr
Si vous accorder des escomptes à vos clients vous allez pouvoir les créer dans Dolibarr. Prenons l’exemple d’une facture de 100 euros pour laquelle vous accordez un escompte de 20 euros. Vous enregistrez le règlement de votre client pour un montant de 100 euros. Il reste à payer 20 euros. Vous cliquez sur « classer payée partiellement » puis vous sélectionnez le reste à payer est un escompte. Pensez à re-générer votre pdf afin que la ligne d’escompte soit affichée en bas du document.
Vous remarquerez que cela permet d’abandonner un solde à payer dans le cas d’un mauvais payeur.
Les autres types de factures dans Dolibarr
Il existe également des factures modèle et des factures de situation. Celles-ci étant spécifiques vous les retrouverez dans un leurs propres tutos (à venir prochainement).